Polityka prywatności

Polityka prywatności

Szanując prawo do prywatności osób, które powierzyły Aforti Holding S.A. swoje dane osobowe, pragniemy zadeklarować, iż pozyskane dane przetwarzamy zgodnie z krajowymi i europejskimi przepisami prawa oraz w warunkach zapewaniających ich bezpieczeństwo.

Chcąc zapewnić transparentność realizowanych przez siebie procesów przetwarzania przedstawiamy obowiązujące w Aforti Holding S.A. zasady ochrony danych osobowych, ustanowione na gruncie Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej „RODO”).


Administrator danych

Administratorem, czyli podmiotem decydującym o celach i środkach przetwarzania danych osobowych jest Aforti Holding S.A. z siedzibą przy ul. Chałubińskiego 8/ p. XXVII, 00-613 Warszawa. W sprawach związanych z przetwarzaniem Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami również mailowo pod adresem: iod@afortiholding.pl.

Pozyskanie danych i cel ich przetwarzania

Realizując swoje funkcje biznesowe przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Cel przetwarzania Podstawa prawna oraz okres przechowywania danych Prawnie uzasadniony cel, jeśli występuje
Zawarcie umowy i wykonanie umowy z klientem. Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO
Przez czas trwania umowy, a po zakończeniu jej obowiązywania do czasu upływu terminów roszczeń z niej wynikających, co do zasady 3 lata, maksymalnie 6 lat.
Aforti Holding S.A. w związku z działaniami podjętymi w celu zawarcia umowy lub jej realizacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów i kontrahentów.
Rozpatrywanie skarg i reklamacji. Art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO

Przez okres 1 roku po upływie rozliczenia reklamacji.

Administrator w związku z rozpatrywaniem reklamacji kontaktuje się w uzasadnionym celu z pracownikami/współpracownikami klientów.
Dochodzenie roszczeń lub obrona przed roszczeniami prawnymi Art. 6 ust. 1 lit. f RODO
Przez czas trwania postepowań w zakresie dochodzenia roszczeń, tj. do czasu ich prawomocnego zakończenia, a w przypadku postępowań egzekucyjnych do czasu ostatecznego zaspokojenia dochodzenia roszczeń.
Administrator w związku z dochodzeniem roszczeń lub obrony przed roszczeniami prawnymi w uzasadnionym celu może przetwarzać dane pracowników/współpracowników klientów lub kontrahentów.
Archiwizowanie dokumentów, tj. umów i dokumentów rozliczeniowych Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Przez okresy wskazane przepisami prawa, a jeżeli co do  określonych dokumentów nie są one wskazane, przez czas do kiedy ich przechowywanie mieści się w ramach prawnie uzasadnionego celu administratora regulowanego czasem możliwego dochodzenia roszczeń
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność.
Prowadzenie działań marketingowych z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej Art. 6 ust. 1 lit. a RODO
Działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności ustawę prawo telekomunikacyjne i ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są na podstawie posiadanych zgód. Do czasu wycofania zgody tj. okazania nam w dowolny sposób, że nie chcecie pozostawać  z nami w kontakcie i otrzymywać informacji o podejmowanych przez nas działaniach, a po jej odwołaniu na potrzeby wykazywania prawidłowości spełnienia obowiązków prawnych spoczywających na Aforti Holding S.A. i związanych z nimi roszczeniami (do 6 lat od odwołania zgody)
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail i numerów telefonów.
Prowadzenie rekrutacji Art. 6 ust. A, lit. c i lit. f RODO

Do 6 miesięcy od zakończenia procesu rekrutacji, a w przypadku wyrażonej zgody na dalsze procesy rekrutacyjne nie dłuższe niż rok.

Administrator bez dodatkowej zgody osoby, której dane dotyczą może przechowywać dane kandydatów do pracy, którzy nie zostali zatrudnieni jeszcze do 6 miesięcy po zakończeniu procesu rekrutacji jako uzasadniony cel  administratora z uwagi, iż zatrudniony pracownik/współpracownik może nie sprawdzić się na stanowisku pracy lub może zrezygnować.
Zarządzanie zasobami ludzkimi – pracownikami i współpracownikami Art. 6 ust. 1 lit. a, lit. b, lit. c oraz lit. f RODO
Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Zgodnie z obowiązującymi przepisami zobowiązującymi do archiwizowania dokumentów z zakresu prawa pracy, tj. akta osobowe przez 50 lat, w niektórych przypadkach przez okres 10 lat. 10-letni okres przechowywania dokumentów w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika, będzie stosowany dla wszystkich pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. W przypadku pracowników zatrudnionych w okresie po 31 grudnia 1998 r. a przed dniem 1 stycznia 2019 r. dokumentacja związana ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracownika będą przechowywane przez okres 50 lat od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, chyba że pracodawca złoży oświadczenie o zamiarze przekazania za wszystkich zatrudnionych w tym okresie pracowników i zleceniobiorców  raportów informacyjnych, a także raporty te faktycznie złoży. Jeśli okres przechowywania wybranych dokumentów będzie krótszy administrator będzie przestrzegał tego krótszego terminu. W przypadku umów cywilnoprawnych umowy te będą przechowywane do czasu upływu terminów przedawnienia wynikających z nich roszczeń.
Wizerunek administrator wykorzystuje jedynie na podstawie zgody pracownika/współpracownika
Pranie pieniędzy i finansowanie terroryzmu Art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z art. C

Przetwarzanie danych jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze. Zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, instytucje obowiązane przechowują przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem  lub z którym przeprowadzono transakcję okazjonalną.

Administrator w związku z obowiązkami nałożonymi przez niego przez ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu przetwarza dane osobowe klientów/ kontrahentów przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem  lub z którym przeprowadzono transakcję okazjonalną.

Jeżeli terminy właściwe dla dochodzenia ewentualnych roszczeń  są krótsze, niż okresy przechowywania dokumentów rozliczeniowych dla celów podatkowych, dokumenty te będziemy przechowywać przez czas niezbędny dla celów podatkowo – rozliczeniowych, a więc przez 5 lat od czasu zakończenia roku w którym zaktualizował się obowiązek podatkowy.

Odbiorcy danych

W związku z prowadzoną działalnością Aforti Holding S.A. będzie ujawniać Państwa dane osobowe następującym podmiotom:

  • organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
  • podmiotom wspierającym nas w prowadzonej działalności na nasze zlecenie, w szczególności: dostawcom zewnętrznych systemów teleinformatycznych wspierającym naszą działalność, podmiotom audytującym naszą działalność,
  • podmiotowi świadczącemu usługi księgowe lub podmiotom współpracującym z Aforti Holding S.A. w ramach kampanii marketingowych, przy czym takie podmioty będą przetwarzać dane na podstawie umowy z Aforti Holding S.A. i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami,
  • bankom w przypadku konieczności prowadzenia rozliczeń.


Uprawnienia w zakresie przetwarzanych danych i dobrowolność podania danych

Każdej osobie, której dane są przetwarzane przez Aforti Holding S.A. przysługuje prawo do:

  • dostępu do swoich danych osobowych,
  • sprostowania swoich danych osobowych,
  • usunięcia swoich danych osobowych,
  • ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
  • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych,
  • przenoszenia swoich danych osobowych.

Nadto, osobie, której dane są przetwarzane przez Aforti Holding S.A. przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, więcej informacji pod adresem: https://uodo.gov.pl/pl/p/skargi.

Więcej informacji o prawach osób, których dane dotyczą dostępne są w art. 12-23 RODO, którego tekst można znaleźć pod adresem: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0679

Czy musisz podawać Aforti Holding S.A. swoje dane osobowe?

Podanie danych jest niezbędne do zawarcia umów i rozliczenia prowadzonej działalności oraz wywiązania się przez Aforti Holding S.A. z wymogów prawa. Oznacza to, że chcąc skorzystać z usług oferowanych przez Aforti Holding S.A. lub zostać jego pracownikiem/współpracownikiem musisz podać swoje dane osobowe.

W pozostałym zakresie (w szczególności w celu przetwarzania przez Aforti Holding S.A. danych w celach marketingowych) podanie danych jest dobrowolne.

Przekazywanie danych do państw trzecich

Dane osobowe nie będą przekazywane do państw trzecich.

Przetwarzanie danych osobowych w sposób zautomatyzowany

Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania) w ten sposób, że w wyniku takiego zautomatyzowanego przetwarzania mogłyby zapadać jakiekolwiek decyzje, miałyby być powodowane inne skutki prawne lub w inny sposób miałoby to istotnie wpływać na naszych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników/współpracowników.